La corretta archiviazione e conservazione della documentazione è un aspetto fondamentale per la gestione di un'associazione. La documentazione deve essere conservata in modo da essere facilmente reperibile e consultabile, e deve essere protetta da eventuali danni o smarrimento.

In questo articolo, forniremo una guida completa su come archiviare e conservare la documentazione di un'associazione.

Documenti obbligatori

I documenti obbligatori che devono essere archiviati e conservati da un'associazione sono i seguenti:

• Atto costitutivo e statuto: sono i documenti che definiscono la struttura e l'organizzazione dell'associazione,  l'atto costitutivo è il documento che dà vita all'associazione, mentre lo statuto è il documento che ne disciplina l'organizzazione e il funzionamento. Entrambi i documenti devono essere registrati all'Agenzia delle Entrate.

• Verbali di assemblea di modifica dello statuto, e le nuove versioni dello stesso, registrati all'Agenzia delle Entrate:  la conservazione di questi documenti è importante per dimostrare l'effettivo svolgimento dell'attività di cui agli scopi associativi, tutelare gli interessi degli associati e applicare correttamente le norme statutarie, infatti l'atto costitutivo e lo statuto sono i documenti fondamentali che definiscono la struttura e l'organizzazione dell'associazione, e le modifiche apportate a questi documenti devono essere registrate all'Agenzia delle Entrate per essere valide, la conservazione delle nuove versioni dello statuto è importante per conoscere le norme che regolano l'associazione, lo statuto è infatti, il documento che regola l'associazione, e la conservazione delle nuove versioni dello statuto consente di conoscere le norme che sono in vigore al momento ed applicare correttamente le norme statutarie evitando errori o abusi.

• Modello EAS: è un documento che le associazioni e società sportive dilettantistiche (ASD) devono presentare all'Agenzia delle Entrate entro 60 giorni dalla data di costituzione o di variazione dei dati fiscali. Il modello EAS contiene informazioni rilevanti ai fini fiscali, come i dati identificativi dell'associazione, gli obiettivi statutari, le attività svolte, i proventi e le spese, è un documento importante per le ASD perché consente all'Agenzia delle Entrate di verificare la sussistenza dei requisiti per l'applicazione delle agevolazioni fiscali previste per le associazioni non profit.

• Certificati di affiliazioni alle FSN/EPS e certificati d’iscrizione al Registro delle società e associazioni sportive dilettantistiche c/o il CONI: attestano l'affiliazione dell'associazione alle Federazioni sportive nazionali (FSN) o alle Discipline sportive associate (EPS), e l'iscrizione al Registro delle società e associazioni sportive dilettantistiche c/o il CONI,  questi certificati sono importanti per dimostrare l'effettivo svolgimento dell'attività sportiva da parte dell'associazione.

• Certificato di attribuzione del C.F. e/o P.IVA ed eventuali comunicazioni di variazione: attestano l'attribuzione del codice fiscale e/o della partita IVA all'associazione, questi documenti sono importanti per identificare l'associazione ai fini fiscali.

• Comunicazione dell’opzione per l’applicazione della legge 398/1991 inviata alla SIAE: attesta l'opzione per l'applicazione della legge 398/1991, che consente alle ASD di godere di agevolazioni fiscali per la produzione e diffusione di opere dell'ingegno di carattere musicale, drammatico, coreutico, cinematografico, radiofonico e televisivo,  questa comunicazione è importante per usufruire delle agevolazioni fiscali previste dalla legge 398/1991.

• Rendiconti e verbali di predisposizione e approvazione: documenti necessari per dimostrare la trasparenza e la correttezza della gestione finanziaria dell'associazione, sono documenti che attestano le entrate e le uscite dell'associazione e devono essere predisposti e approvati dall'organo amministrativo dell'associazione annualmente, essendo documenti pubblici, e la loro conservazione è importante per dimostrare che l'associazione ha gestito le proprie risorse in modo trasparente e corretto,  gli associati hanno il diritto di verificare la gestione finanziaria dell'associazione, e la conservazione dei rendiconti è importante per consentire loro di esercitare questo diritto.
  

• Documentazione contabile: documenta le entrate e le uscite dell'associazione,  è costituita da tutti i documenti che attestano le entrate e le uscite dell'associazione. È importante per garantire la trasparenza e la correttezza della gestione finanziaria dell'associazione.

• Verbali di assemblea dei soci, con relativi avvisi di convocazione: documentano le decisioni prese dagli associati in assemblea,  sono importanti per documentare le attività dell'associazione e per garantire la trasparenza e la democraticità dell'organizzazione.

• Verbali del consiglio direttivo: documentano le decisioni prese dal consiglio direttivo, sono importanti per documentare le attività dell'associazione e per garantire la corretta gestione dell'organizzazione.

• Verbali degli altri organi eventualmente nominati: questi sono organi facoltativi che possono essere nominati per aiutare l'associazione nei vari adempimenti e nella gestione come ad esempio il collegio dei revisori dei conti, il collegio dei probiviri, la commissione sportiva o di disciplina che controlla il lavoro di eventuali direttori sportivi e tecnici.

• Contratti: documentano le relazioni contrattuali dell'associazione con terzi,  sono importanti per tutelare gli interessi dell'associazione e per garantire la corretta gestione dei rapporti con i terzi, vengono sottoscritti per consentire lo svolgimento delle attività sportive e sociali della associazione come ad esempio i contratti di locazione immobili o di impianti sportivi, convenzioni con enti per l’utilizzo degli impianti sportivi, locazione di bar o locali riservati ai soci, contratti di affitto di materiale sportivo utili per l'organizzazione di gare, stage ed eventi sportivi e sociali.

• Documentazione contrattuale con sponsor e collaboratori sportivi: in particolare, è importante conservare i contratti di sponsorizzazione e di pubblicità, nonché la documentazione che attesti l'effettivo svolgimento dell'attività, come rassegna stampa, fotografie, video, ecc.
  

• Documentazione contrattuale con collaboratori sportivi:  in particolare, è importante conservare i contratti di assunzione, di collaborazione coordinata e continuativa e/o le lettere d'incarico conferite ai collaboratori sportivi dilettanti, nonché la documentazione che attesti l'effettivo svolgimento dell'attività da parte dei collaboratori, come presenze alle gare, allenamenti, svolgimento e calendario delle lezioni sportive, ecc.

  
  

Documentazione volontaria

Oltre ai documenti obbligatori, è opportuno conservare anche la seguente documentazione volontaria:

• Documentazione relativa all'attività svolta: questa documentazione può essere utile a dimostrare l'effettivo svolgimento dell'attività di cui agli scopi associativi. Ad esempio, può includere:
  • Elenco dei corsi organizzati e gestiti, con particolare riferimento all'attività didattica per l'avvio, l'aggiornamento e il perfezionamento nelle attività sportive, con documentazione fotografica, rassegna stampa, attestati, diplomi o premi consegnati e/o conseguiti;
  • Elenco delle manifestazioni sportive organizzate (gare, partite, tornei) sia amatoriali che, a maggior ragione, agonistiche, ovvero delle manifestazioni alle quale il sodalizio ha partecipato.
• Documentazione relativa ai soci: questa documentazione può essere utile per la gestione dei soci e per adempiere agli obblighi previsti dalla legge. Ad esempio, può includere:
  • Anagrafe soci, con indicazione dei dati anagrafici, delle quote versate e delle attività svolte;
  • Documentazione relativa ai versamenti delle quote associative;
  • Documentazione relativa alle attività svolte dai soci.

Regole per la conservazione della documentazione

La documentazione deve essere conservata in un luogo sicuro e asciutto, al riparo da eventuali danni o smarrimento. Inoltre, la documentazione deve essere numerata e catalogata in modo da essere facilmente reperibile.

La durata della conservazione della documentazione varia a seconda del tipo di documento. In generale, la documentazione contabile deve essere conservata per un periodo di 10 anni, mentre la documentazione relativa ad attività sportive deve essere conservata per un periodo di 5 anni.

Conclusione

La corretta archiviazione e conservazione della documentazione è un aspetto fondamentale per la gestione di un'associazione. Seguendo le indicazioni contenute in questo articolo, è possibile garantire la corretta conservazione della documentazione e tutelare gli interessi dell'associazione.

Approfondimenti

• Documentazione relativa all'attività svolta:
  • L'elenco dei corsi organizzati e gestiti può essere utile a dimostrare l'effettivo svolgimento dell'attività didattica svolta dall'associazione. La documentazione fotografica, la rassegna stampa e i documenti attestanti il conseguimento di attestati, diplomi o premi possono essere utili a valorizzare l'attività svolta dall'associazione.
  • L'elenco delle manifestazioni sportive organizzate può essere utile a dimostrare l'effettivo svolgimento dell'attività sportiva svolta dall'associazione.
• Documentazione relativa ai soci:
  • L'anagrafe soci è un documento importante per la gestione dei soci e per adempiere agli obblighi previsti dalla legge. La documentazione relativa ai versamenti delle quote associative è importante per verificare il rispetto degli obblighi associativi da parte dei soci. La documentazione relativa alle attività svolte dai soci può essere utile per valorizzare l'attività svolta dall'associazione.

Conclusione

La corretta archiviazione e conservazione della documentazione è un aspetto fondamentale per la gestione di un'associazione. Seguendo le indicazioni contenute in questo articolo, è possibile garantire la corretta conservazione della documentazione e tutelare gli interessi dell'associazione.

Esempi di documentazione volontaria

Oltre alla documentazione sopra elencata, è possibile conservare anche altri documenti che possono essere utili per la gestione dell'associazione, come:

• Documentazione relativa alla gestione delle risorse umane: ad esempio, contratti di lavoro, buste paga, documentazione relativa alla formazione del personale, ecc.
• Documentazione relativa alla gestione dei beni mobili e immobili: ad esempio, contratti di locazione, fatture di acquisto, ricevute fiscali, ecc.
• Documentazione relativa alle attività di promozione e comunicazione: ad esempio, materiale pubblicitario, articoli di stampa, ecc.

La decisione di conservare o meno questi documenti è a discrezione dell'associazione, che deve valutare la rilevanza della documentazione stessa per la gestione dell'associazione.